MUSEUMSKOLLEKTOR (MUKO) Eine Inventarisierungsdatenbank des Landes Oberösterreich

Die Inventarisierung ist ein grundlegender Bestandteil der Museumsarbeit. Als Dokumentation dient sie nicht nur dem Eigentumsnachweis des museumseigenen Bestandes, sondern erleichtert auch die weitere Arbeit mit der Sammlung. Speziell die digitale Inventarisierung vereinfacht dabei die Suche nach bestimmten Sammlungsgegenständen. Auch eine potentielle wissenschaftliche Auseinandersetzung mit einzelnen Objekten oder Objektgruppen wird dadurch erleichtert.

> Einführende Informationen zum Thema Inventarisierung finden Sie in den Fachinformationen unter der Rubrik Inventarisierung.

Technische und organisatorische Grundlagen

Die Abteilung IT des Landes Oberösterreich hat in Zusammenarbeit mit dem OÖ. Landesmuseum eine webbasierte Inventarisierungsdatenbank erstellt. Damit ist ein wichtiger Schritt hin zu einer einheitlicheren Inventarisierung in den oberösterreichischen Museen gelungen. Diese Datenbank mit dem Namen Museumskollektor (MUKO) wird den Museen des Landes gegen eine jährliche Wartungspauschale zur Verfügung gestellt. Ein großer Vorteil dieser Lösung liegt in der zentralen Wartung und Datensicherheit, die durch das Land Oberösterreich gewährleistet werden.

Unter den folgenden Parametern steht diese Datenbank allen oberösterreichischen Museen zur Verfügung:

Erster Ansprechpartner bei allen Belangen des Museumskollektors ist der Verbund OÖ Museen. Das bedeutet, dass die Anmeldung für den MUKO sowie alle Anfragen, Reklamationen und Problembehandlungen zuallererst über den Verbund OÖ Museen laufen müssen. Dieser wird alle eingehenden Anfragen bearbeiten, filtern und wenn nötig an die Abteilung IT des Landes Oberösterreich weiterleiten.
Für die Nutzung des MUKO muss mit dem Verbund OÖ Museen eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden.

Als technische Voraussetzungen für die Nutzung des MUKO sind lediglich ein PC (z. B. Notebook) mit einem zu "Microsoft Internet Explorer ab Version 8" kompatiblen Webbrowser und ein Internetanschluss nötig. Diese müssen von den teilnehmenden Museen auf eigene Kosten bereitgestellt werden.
Für die Benützung des MUKO wird dem Museum pro Kalenderjahr eine Wartungspauschale von € 150,- verrechnet. Diese beinhaltet die Nutzung des Portals und eine entsprechende Datensicherung und -archivierung. Die Wartungspauschale wird vom Verbund OÖ Museen eingehoben und gesammelt an die Abteilung IT weitergegeben. Alle weiteren Kosten trägt das Land Oberösterreich.

Datenübernahme

Wenn es bereits digitale Aufzeichnungen der Museen gibt und diese mit den Programmen Compendis, Microsoft Access oder Excel erfolgt sind, können die Daten grundsätzlich in den MUKO überspielt (migriert) werden. Folgende Voraussetzung sind dabei aber zu beachten:

Compendis-Daten können, ab 1000 erfassten Objekten, in den MUKO importiert werden. Dazu muss die Abteilung IT aber die jeweilige Datenstruktur vorab begutachten, ob der Import tatsächlich technisch umsetzbar ist.
Auch Excel-Listen können in den MUKO importiert werden. Vorausgesetzt ist eine Überarbeitung der Liste durch den Verbund OÖ Museen. Es ist aber, je nach Komplexität der Daten, mit einem dementsprechend mehr oder weniger hohen Nachbearbeitungsaufwand nach der Datenübernahme zu rechnen.
Die Koordinierung und Reihung der interessierten Museen für die Datenübernahme übernimmt der Verbund OÖ Museen in Absprache mit der Abteilung IT und dem OÖ. Landesmuseum. Grundsätzlich wird dabei chronologisch nach dem Eingang der Interessensbekundung vorgegangen. Aus technischen Gründen müssen Compendis-Museen gegebenenfalls vorgezogen werden.

Bevor ein Datenbestand übernommen wird, muss durch die Abteilung IT abgeklärt werden, ob der Import auch sinnvoll umsetzbar ist oder ob etwa bei einzelnen Datenfeldern Abstriche gemacht werden müssen, weil keine Entsprechungen im MUKO existieren.
Für die Umsetzung eines Datenimports ist immer die Mithilfe der jeweiligen Museumsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter nötig.
Sobald ein Datenimport erfolgt ist, sollten die Daten im Museumskollektor auf jeden Fall von den Museumsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern nachkontrolliert werden.

Die Kosten für den einmaligen Datenimport übernimmt zur Gänze die Direktion Kultur des Landes Oberösterreich.

> Wenn Sie Interesse an der Nutzung des Museumskollektor haben, wenden Sie sich bitte an den Verbund Oberösterreichischer Museen. Auf Wunsch senden wir Ihnen auch gerne den Wortlaut der Vereinbarung (im PDF-Format) zu Informationszwecken zu.